この記事は散らからない書類整理の方法の記事です。
家が散らかる原因のひとつがDMや書類だと思います。
勤務医の場合、外勤先から沢山もらってくる給与明細、確定申告の時に必要な書類などがたくさん。また、家族増えれば管理するものが増えます。
✓「あとで片付けよう」と思ってついテーブルに置きっぱなしになる
✓あの書類どこやったっけ？
以前の私もそうでした。
しかし、書類管理の方法を整えたことで一気に解消されました。
以下は、書類管理が苦手な方に長続きする管理方法について説明したいと思います。
目次
なぜ散らかるか原因を考える
保管する場所が決まっていない
保管する場所が決まっていないのが要因のひとつだと思います。
明細や保管書類など、片づける住所を決めて保管することで解消されます。
あとで片付けようでそのままにしてしまう
家に帰ってきて、ポストから持ってきた手紙やDMって、とりあえずキッチンカウンターやダイニングテーブルについ置きっぱなしにしちゃいます。
これは一時保管場所を設けて片づけの仕組みを作ることで散らかりが解消できます。
書類整理は２STEPで散らからない
散らかる原因を解消すれば書類整理は簡単です。
- 書類やDMをその場で不要・必要に仕分け
- 不要なものはそのままゴミ箱へ、必要なものはとりあえず一時保管場所へ入れる（STEP1）
- 週末など落ち着いた時に、一時保管場所の書類を細かく仕分け（STEP２）
一度に整理しようとすると、どうしてもめんどくさくなってしまいます。
整理するタイミングを分けることで時短にもなるし、散らかりません。
STEP1 とりあえず一時保管で管理
我が家は、ニトリの引出しをリビングの棚に置いて一時保管場所にしています。
シンプルで部屋に馴染むのはもちろん、ちょうどA4サイズの紙もすっぽり入るのでとても使いやすいです。
✓ワンクッションで出し入れできる→簡単、時短
✓自分が一番よく使う場所→リビングなど
✓見えない収納
簡単、使いやすい、綺麗のポイントを満たした収納ケースだと良いと思います。
STEP2 モノの住所を決めて管理する
クリアファイルでインデックスを自作してフォルダBOXで管理しています。
この管理の良い所は
- 一目でわかる
- 自分で細かく分類できる
- 蓋などなくワンクッションで整理できる
- 家計簿などの事務作業をするときにそのまま机に立てて置ける
- 特定の書類だけほしい時そのファイルだけ持ち出せばよい(確定申告ファイルは確定申告の時一緒に出せば探す手間が省けるとか)
- 無限に1つずつファイルを増やせるため後々の管理がしやすい→生活スタイルや家族構成で管理する書類は無限に増えるのでこれを自分で調節できるが良いです。
だと思います。
インデックスファイルの作り方
用意するものはこの３つ
①インデックス
手書きでもいいですが、これはパソコンでインデックスを作ることができてオススメです。
色やフォントも変えられるので自分好みにできます。
②クリアファイル
③ファイルフォルダ
作り方
手順① インデックスを作成
書類の住所を決めていくため、インデックスを作っていきます。
給与明細・光熱費・クレジットカード明細など毎月もらう書類の他、ふるさと納税の受領書・保険関係書類・医療費明細など年間で管理するものなどを作っていきます。
我が家のインデックスは以下です。
| 毎月もらう書類 | クレジットカード明細、電気、ガス、水道、給与明細、外勤先給与明細 |
|---|---|
| 年間で管理する書類 | 税金、社会保険、医療、ふるさと納税、仕事、その他、運用、保険商品、手紙、子供、確定申告 |
年間で管理する書類の位置付けは…
税金→住民税通知書、予定納税通知書など税金関連全般
社会保険→年金定期便、年金関連書類全般
仕事→学会費の振込票など仕事全般
運用→運用報告書や決算書など投資全般
手紙→すぐに捨てないけどとりあえず取っておきたい手紙など
確定申告→源泉徴収票、医療費控除など確定申告に必要な書類全般
年間で管理する書類って、意外と沢山あって、いざ使う時に「あれ？あの書類どこだっけ？」となるので大まかに管理する住所を決めておくと、後に探すときに便利です。
手順② クリアファイルにインデックスをずらして貼っていく
手順③ ファイルフォルダにいれて管理する
我が家の場合、家計簿やパソコンなど事務作業をするダイニングテーブルの近くに置いています。
ちなみに一時保管場所とファイルフォルダは近くに置いた方が作業しやすいです。
まとめ
散らからない書類管理の方法は
✓一時保管場所を作る
✓モノの住所を決めて管理する
です。
ぜひ試してみてください。ありがとうございました。
